Polityka prywatności

Polityka Prywatności

Avis Irena Sieniawska

94-058 Łódź ul. Batalionów Chłopskich 5/44a

NIP: 7251404371, REGON: 101513388

strona: https://avisbiurorachunkowe.pl/

e-mail: kontakt@avisbiurorachunkowe.pl, tel. 505 730 611

Data wejścia w życie: 06.06.2025 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Avis Irena Sieniawska, prowadząca działalność gospodarczą pod adresem 94-058 Łódź ul. Batalionów Chłopskich 5/44a, NIP: 7251404371, REGON: 101513388.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• e-mail: kontakt@avisbiurorachunkowe.pl
• telefon: 505 730 611
• adres korespondencyjny: 94-058 Łódź ul. Batalionów Chłopskich 5/44a

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD).

2. Kategorie, zakres i źródła danych osobowych

W zależności od sytuacji przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL, adres zamieszkania/siedziby, stanowisko
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny
• Dane księgowe i podatkowe: numery rachunków bankowych, dane z faktur, dokumenty księgowe i podatkowe, ewidencje, rozliczenia
• Dane kontrahentów i pracowników naszych klientów – jeśli są niezbędne do realizacji usług (np. lista płac, umowy o pracę, zlecenia)
• Inne dane przekazywane dobrowolnie w trakcie współpracy lub korespondencji
• Dane techniczne zbierane automatycznie podczas korzystania ze strony internetowej: adres IP, identyfikatory cookies, dane o przeglądarce i systemie operacyjnym, logi serwera, aktywność na stronie

Dane osobowe otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie (np. przy zawarciu umowy, poprzez formularz kontaktowy, w ramach korespondencji), od Twojej firmy lub od podmiotów, z którymi współpracujesz (np. jeśli reprezentujesz klienta firmy).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług rachunkowych, kadrowo-płacowych lub doradczych
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy)
2. Wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na administratorze
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów, m.in. ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej, przepisów podatkowych, przepisów o przechowywaniu dokumentacji kadrowej)
3. Kontakt z klientami, obsługa zapytań, prowadzenie korespondencji e-mailowej, telefonicznej lub za pośrednictwem formularza na stronie
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora polegający na komunikacji i prowadzeniu relacji biznesowych)
4. Dochodzenie lub obrona roszczeń
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora, jakim jest obrona przed ewentualnymi roszczeniami lub ich dochodzenie)
5. Zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej, prowadzenie statystyk, analiza ruchu na stronie (Google Analytics, pliki cookies)
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora polegający na poprawie funkcjonowania i bezpieczeństwa strony, prowadzeniu statystyk)
   • w przypadku plików cookies statystycznych/analitycznych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda)
6. Spełnienie obowiązku archiwizacji dokumentów, w tym ksiąg rachunkowych i akt kadrowych
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z odpowiednimi przepisami (np. art. 74 ustawy o rachunkowości, art. 70 Ordynacji podatkowej, art. 94 Kodeksu pracy)
7. Realizacja innych uzasadnionych interesów administratora
   • w szczególności: utrzymanie relacji z klientami, ochrona przed nadużyciami, rozwój usług

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – zawsze informujemy o tym przed jej udzieleniem oraz dajemy możliwość jej wycofania w dowolnym momencie.

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w niezbędnym zakresie następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:

• podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia (np. dostawcy usług IT, hostingu, archiwizacji, oprogramowania księgowego, obsługi informatycznej, Google Ireland/Google LLC – Google Analytics)
• kancelarie prawne, doradcy podatkowi, audytorzy, notariusze (gdy jest to uzasadnione)
• organy publiczne i instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. urzędy skarbowe, ZUS, sądy, KAS)
• firmy kurierskie, pocztowe – w przypadku wysyłki dokumentów
• inne podmioty współpracujące, które są zaangażowane w realizację usług dla klientów – wyłącznie na podstawie umowy powierzenia i przy zachowaniu wymogów poufności

Twoje dane nie są sprzedawane podmiotom trzecim.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza EOG.

Wyjątek mogą stanowić sytuacje związane z korzystaniem z usług Google Analytics (Google Ireland/Google LLC), gdzie dane techniczne (np. adres IP, identyfikator urządzenia) mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych.

W takich przypadkach stosujemy wyłącznie narzędzia gwarantujące zgodność z RODO, w tym:

• przekazywanie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony (np. EU-US Data Privacy Framework)
• standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską
• dodatkowe środki techniczne (anonimizacja IP, szyfrowanie, ograniczenia dostępów)

Szczegółowe informacje na temat transferów i zabezpieczeń możesz uzyskać kontaktując się z administratorem.

6. Okresy przechowywania danych osobowych

Dane osobowe przechowujemy przez okresy wynikające z celów przetwarzania oraz przepisów prawa:

• Dokumentacja księgowa i podatkowa: 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dokumenty (zgodnie z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową)
• Dokumentacja kadrowa (jeśli przetwarzana): akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od zakończenia zatrudnienia (zgodnie z Kodeksem pracy)
• Dane z korespondencji i formularzy kontaktowych: przez czas obsługi sprawy i maksymalnie 1 rok od ostatniego kontaktu
• Dane na potrzeby dochodzenia lub obrony roszczeń: do upływu okresu przedawnienia roszczeń, zwykle 6 lat od końca roku kalendarzowego
• Dane analityczne/statystyczne (Google Analytics, cookies): zgodnie z ustawieniami narzędzi – najczęściej do 26 miesięcy, lub do wycofania zgody przez użytkownika

Po upływie powyższych okresów dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii
• Sprostowania (poprawienia) danych nieprawidłowych lub niekompletnych
• Usunięcia danych (“prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych prawem (np. gdy nie ma obowiązku dalszego przechowywania)
• Ograniczenia przetwarzania – np. na czas rozpatrzenia sprzeciwu
• Przenoszenia danych do innego administratora (dotyczy danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy)
• Sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora (np. statystyki, marketing)
  • W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego – natychmiast zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu
• Wycofania zgody – jeżeli dane przetwarzane są na podstawie zgody (np. cookies), możesz w każdej chwili ją wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz do nas na adres: kontakt@avisbiurorachunkowe.pl lub skontaktuj się telefonicznie. Odpowiemy niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

8. Wymóg podania danych i konsekwencje ich niepodania

Podanie danych osobowych jest:

• Obowiązkowe w zakresie wymaganym przepisami prawa (np. dane do umowy, księgowości, dokumentacji podatkowej)
• Dobrowolne w przypadku zapytań przez formularz kontaktowy czy inne formy korespondencji – brak podania danych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub realizację usług

W każdym przypadku informujemy, kiedy podanie danych jest wymogiem ustawowym lub warunkiem zawarcia umowy.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Twoje dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany ani do profilowania.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, utratą czy zniszczeniem.

Wszyscy nasi pracownicy i współpracownicy są zobowiązani do zachowania poufności.

11. Pliki cookies i narzędzia analityczne

a) Czym są pliki cookies?

Cookies to niewielkie pliki tekstowe przechowywane na Twoim urządzeniu, umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie strony oraz analizę ruchu.

b) Jakie cookies wykorzystujemy?

• Cookies techniczne – niezbędne do działania strony
• Cookies analityczne/statystyczne (Google Analytics) – pozwalają analizować ruch na stronie i tworzyć anonimowe statystyki; te cookies instalujemy tylko po uzyskaniu Twojej zgody przez baner cookies

c) Zarządzanie cookies

W każdej chwili możesz zarządzać cookies przez ustawienia przeglądarki lub za pomocą banera cookies na stronie. Możesz także wycofać zgodę na cookies analityczne.

d) Szczegółowe informacje o Google Analytics

Korzystamy z Google Analytics (dostawca: Google Ireland Limited/Google LLC) do analizy statystyk ruchu na stronie.

Google może przetwarzać dane techniczne (np. adres IP, dane o przeglądarce, aktywności) również poza EOG (USA), jednak korzysta z odpowiednich zabezpieczeń zgodnych z RODO (np. EU-US Data Privacy Framework). Dane w Google Analytics przechowywane są do 26 miesięcy.

Szczegółowe zasady znajdziesz w naszej [Polityce Cookies] (jeśli jest odrębna polityka).

12. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, wdrożenia nowych technologii lub zmian organizacyjnych.

Zaktualizowana wersja będzie publikowana na stronie internetowej wraz z datą wejścia w życie.

13. Postanowienia końcowe

Wszelkie pytania i wątpliwości dotyczące tej polityki prywatności możesz kierować na adres kontakt@avisbiurorachunkowe.pl lub telefonicznie: 505 730 611.

Polityka obowiązuje od 06.06.2025 r.